Задача автоматизации законотворческой деятельности была вызвана необходимостью кардинально повысить эффективность взаимодействия и контролируемость процессов Законодательного Собрания Пермского края.
Задача
Деятельность Законодательного Собрания Пермского края требует систематизированного и оперативного документационного обеспечения. В частности, рассмотрение правовых актов, подготовка пакетов документов на заседание Законодательного Собрания, комитетов, рабочих групп и т.д., информационное обеспечение депутатов и сотрудников аппарата, планирование и контроль исполнения документов и поручений Законодательного Собрания.
Необходимо было разработать и внедрить Систему автоматизации законотворческой деятельности, которая бы позволила достичь следующих целей:
- Повысить эффективности документационного обеспечения процессов законотворческой деятельности ЗС ПК
- Повысить эффективности процессов внутреннего взаимодействия в рамках организационной структуры ЗС ПК
Решение
Специфика законотворческой деятельности представительного органа власти потребовала комплексного подхода к автоматизации её документооборота. Система автоматизации законотворческой деятельности Законодательного собрания Пермского края (САЗД ЗСПК) автоматизирует полный жизненный цикл документов - от поступления в Законодательное Собрание до завершения контроля исполнения.
Можно выделить три крупных блока процессов в рамках деятельности Законодательного Собрания, автоматизируемых в рамках САЗД ЗСПК: «классический» документооборот, работа с договорами, автоматизация процессов законотворческой деятельности.
САЗД ЗСПК функционально состоит из следующих модулей:
- Системы обеспечения исполнения процессов документооборота
- Электронных шаблонов документов
- Интерактивных отчетов
- Аналитических отчетов
- Электронного проекта повестки пленарного заседания
- Виртуального кабинета депутата
Система построена с использованием портальных технологий, которые значительно повышают эффективность информационного обеспечения процессов законотворчества.
Результат
- Сокращение сроков доставки информации до пользователей
- Полнота, достоверность и актуальность хранимой информации
- Безопасность процедур хранения и обращения информации в рамках системы
- Соответствие документов действующим требованиям к их оформлению
- Перевод на технологии безбумажной работы с документами максимально возможного количества участников
- Взаимосвязанность процессов, охватывающих весь жизненный цикл документов
- Распределение ролей и полномочий в ходе выполнения процессов
- Автоматизация прохождения документа по организационной структуре
- Сокращение времени рассмотрения документов за счет процесса электронного согласования
- Оперативный контроль исполнения поручений, резолюций, в том числе, автоматический контроль по регламентным срокам
- Доступ каждого участника процессов в любой момент к информации об этапах и состоянии прохождения документа
- Полное отображение в истории процессов участников, заданий, принятых решений, сроков обработки документов